Política de Privacidad

1. Alcance y responsable

Esta política aplica al sitio web, las aplicaciones, los módulos, las integraciones, el soporte y demás servicios ofrecidos bajo la marca Sepppia. Para efectos de esta política, “Sepppia”, “nosotros” o “nuestro” se refiere al responsable del servicio y del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente.

Cuando una empresa cliente utiliza Sepppia para gestionar datos de sus empleados, clientes, huéspedes, proveedores u otras personas, esa empresa determina las finalidades del tratamiento y Sepppia actúa como encargado, siguiendo sus instrucciones y las obligaciones legales aplicables.

2. Información que podemos tratar

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento, empresa, cargo, correo, teléfono y dirección.
• Datos de cuenta y operación: usuarios, roles, preferencias, productos, inventarios, ventas, reservas, solicitudes, documentos y registros que ingreses al servicio.
• Información técnica y de uso: dirección IP, navegador, dispositivo, fechas de acceso, eventos de seguridad, registros de actividad y cookies necesarias o autorizadas.
• Comunicaciones: mensajes y solicitudes enviados por formularios, soporte, correo o canales como WhatsApp.
• Información proveniente de integraciones o fuentes autorizadas: datos obtenidos cuando conectas servicios de terceros o cuando la ley permite consultar fuentes públicas.

Te pedimos no ingresar datos sensibles ni información de niños, niñas o adolescentes salvo que sea indispensable, exista una base legal válida y se cuente con las autorizaciones y medidas exigidas por la ley.

3. Para qué usamos la información

Utilizamos la información para crear y administrar cuentas; prestar, configurar y mejorar el software; procesar operaciones solicitadas; brindar soporte; enviar avisos transaccionales y de seguridad; prevenir fraude y accesos no autorizados; generar reportes; cumplir obligaciones legales y contractuales; y comunicar novedades o contenidos comerciales cuando exista autorización o una base legal aplicable.

Podemos elaborar estadísticas agregadas o anonimizadas para entender el uso del servicio y mejorar sus funciones. Esa información no debe permitir identificar razonablemente a una persona.

4. Servicios de información, comunicación y terceros

Algunas funciones pueden consultar, recibir, transmitir o presentar información de entidades y proveedores externos, entre ellos el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (MinCIT), Migración Colombia, WhatsApp y otros proveedores tecnológicos, de alojamiento, analítica, mensajería, soporte o integraciones que sean necesarios para prestar el servicio.

Solo compartimos la información necesaria para la función solicitada, para ejecutar el contrato, con tu autorización o cuando exista un deber legal. Cada tercero opera bajo sus propios términos y políticas de privacidad. La mención de una entidad pública o empresa privada no implica afiliación, patrocinio ni respaldo de sus servicios a Sepppia.

Si activas una integración, eres responsable de contar con las autorizaciones necesarias para transmitir los datos y de revisar las condiciones del tercero. Algunos proveedores, incluido WhatsApp, pueden tratar información en otros países; en esos casos procuramos aplicar las salvaguardas contractuales y legales correspondientes.

5. Divulgación de información

No vendemos datos personales. Podemos compartirlos con proveedores que actúan por cuenta de Sepppia y sujetos a deberes de confidencialidad; con las organizaciones que tú autorices; para atender requerimientos válidos de autoridades administrativas o judiciales; o en una reorganización empresarial, protegiendo los derechos de los titulares.

6. Conservación y seguridad

Conservamos los datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar el servicio, atender obligaciones legales o contractuales y resolver posibles reclamaciones. Después los eliminamos, anonimizamos o bloqueamos según corresponda.

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para evitar pérdida, uso indebido, acceso, alteración o divulgación no autorizada. Ningún sistema es completamente infalible; por eso también debes proteger tus credenciales, usar contraseñas seguras y notificarnos cualquier actividad sospechosa.

7. Tus derechos

De acuerdo con la legislación colombiana aplicable, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, puedes conocer, acceder, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso dado a la información; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite ante Sepppia cuando sea exigible; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a tus datos personales.

Para ejercer estos derechos, envía una solicitud clara por nuestro canal de contacto en WhatsApp, indicando tu nombre, forma de contacto, derecho que deseas ejercer y la información necesaria para identificar tu cuenta. Podremos pedirte una validación razonable de identidad. Atenderemos consultas y reclamos dentro de los plazos previstos por la ley.

Si deseas eliminar tu cuenta o los datos asociados a ella, consulta nuestras instrucciones para la eliminación de datos. Allí encontrarás el procedimiento, los datos necesarios para tramitar la solicitud y las excepciones de conservación aplicables.

8. Cookies y tecnologías similares

Podemos utilizar cookies esenciales para mantener sesiones, recordar preferencias y proteger el servicio. Las cookies de medición o publicidad, si se incorporan, estarán sujetas a las opciones de consentimiento disponibles y podrán administrarse desde el navegador, aunque bloquear ciertas cookies puede afectar el funcionamiento del sitio.

9. Responsabilidades del usuario

Debes suministrar información veraz, mantenerla actualizada y tratar únicamente datos que estés autorizado a usar. Si administras información de terceros mediante Sepppia, eres responsable de informarles sobre el tratamiento, obtener las autorizaciones necesarias y configurar el servicio de acuerdo con tus obligaciones legales.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos o en nuestros servicios. Publicaremos la versión vigente en esta URL e indicaremos la fecha de actualización. Cuando un cambio sea material, procuraremos informarlo por un medio razonable antes de que entre en vigor.

11. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos, puedes comunicarte con Sepppia mediante nuestro canal de atención por WhatsApp: (+57) 304 409 4384.

El uso de Sepppia también se rige por nuestras Condiciones del servicio.